Abrechnung

Verträge & Pläne

Jede Organisation hat einen aktiven Vertrag, der ihren Plan, die monatliche Grundgebühr, enthaltene Ressourcen (Benutzer, Speicher, Support-Stunden) und den Stundensatz für abrechenbare Aufträge festlegt. Planvorlagen definieren die Standardstufen (Free, Basis, Premium) mit konfigurierbaren Limits.

• Planwechsel Planwechsel zum nächsten Abrechnungstag planen. Der alte Vertrag wird ersetzt und eine neue Rechnung auf dem neuen Plan generiert.
• Sonderbedingungen Template-Werte mit individuellen Preisen für bestimmte Kunden überschreiben.

Rechnungsstellung

Rechnungen werden automatisch am Abrechnungstag jeder Organisation erstellt. Sie enthalten die Grundgebühr, aktive Dienste (Vorauszahlung), abrechenbare Aufträge aus dem Vorzeitraum (nachträgliche Abrechnung) und Speicherüberschreitungen. Die Steuer wird mit 19 % (deutsche MwSt.) berechnet.

Sie können Rechnungen auch manuell für einmalige Posten erstellen. Das System validiert, dass Beträge serverseitig aus Menge und Einzelpreis berechnet werden.

Eine offene oder überfällige Rechnung kann von ihrer eigenen Seite aus erneut per E-Mail verschickt werden: „Per E-Mail senden“ im Aktionsmenü. Owner und Operator sehen die Aktion. Ein Entwurf hat noch nichts zu versenden, eine stornierte Rechnung wird nicht mehr angemahnt, und eine bezahlte wird gar nicht erst angeboten, weil die E-Mail eine zu zahlende Rechnung ankündigt. Die Bestätigung nennt die Rechnungsempfänger, an die sie gehen würde, bevor Sie bestätigen.

Dabei entsteht eine neue E-Mail mit dem aktuellen Stand und einem frisch erzeugten PDF, in einer eigenen Zustellung. Sie ist keine Wiederholung der E-Mail, die der Kunde bereits hat, und lässt unberührt, was schon im Kommunikationsprotokoll steht. Die Benachrichtigung des Kunden wird nur für die allererste E-Mail einer Rechnung ausgelöst; ein erneuter Versand kündigt dieselbe Rechnung also kein zweites Mal an.

Zahlungen

Zahlungen können mit verschiedenen Methoden (Stripe, Banküberweisung, manuell) gegen Rechnungen verbucht werden. Wenn die Gesamtzahlungen den Bruttobetrag der Rechnung erreichen oder übersteigen, wird die Rechnung automatisch als bezahlt markiert.

Abrechnungszyklus

Der Abrechnungszyklus ist an das Erstellungsdatum der Organisation gebunden. Wurde sie am 7. erstellt, läuft die Abrechnung am 7. jedes Monats. Der tägliche Abrechnungsjob läuft um 06:00 UTC und verarbeitet alle Organisationen, deren Abrechnungstag übereinstimmt. Ein Nachholmechanismus behandelt versäumte Abrechnungstage.