Benutzerhandbuch
Benachrichtigungen
Übersicht
Stelvion Cloud informiert Sie über wichtige Events in allen Ihren Organisationen und Workspaces über zwei Benachrichtigungskanäle:
- Aktivitäts-Feed (In-App) Ein Echtzeit-Feed hinter der Glocke in der Kopfzeile. Zeigt alle für Ihre Rolle relevanten Events an. Immer aktiv und kann nicht deaktiviert werden.
- E-Mail-Benachrichtigungen Optionaler E-Mail-Versand für von Ihnen gewählte Events. Pro Kategorie mit drei Detailstufen konfigurierbar. Verwaltung in Ihren Account-Einstellungen.
Aktivitäts-Feed
Der Aktivitäts-Feed wird unten auf Ihrem Organisations-Dashboard angezeigt. Er zeigt eine chronologische Zeitleiste aller Events, gruppiert nach Zeitraum (Heute, Gestern, Diese Woche, Älter). Jeder Eintrag zeigt, wer das Event ausgelöst hat, was passiert ist und wann.
Sie können den Feed über die Filter-Chips oben nach Kategorie filtern (Aufgaben, Prozesse, Dienste, Organisation und mehr). Ungelesene Einträge sind mit einem gefüllten Punkt markiert. Klicken Sie auf einen Eintrag, um ihn als gelesen zu markieren, oder wählen Sie „Alle als gelesen markieren“.
Das Glocken-Symbol in der Kopfzeile zeigt ein Badge mit der Anzahl Ihrer ungelesenen Benachrichtigungen. Klicken Sie darauf für eine schnelle Übersicht Ihrer neuesten Benachrichtigungen, ohne Ihre aktuelle Seite zu verlassen.
E-Mail-Benachrichtigungen einrichten
Um E-Mail-Benachrichtigungen zu konfigurieren, öffnen Sie Ihre Account-Einstellungen (klicken Sie auf Ihren Avatar oben rechts) und wählen Sie den Tab „Benachrichtigungen“. Dort finden Sie:
- Hauptschalter Ein globaler Schalter zum Aktivieren oder Deaktivieren aller E-Mail-Benachrichtigungen. Bei Deaktivierung werden keine E-Mails gesendet (außer Pflichtbenachrichtigungen wie Rechnungen).
- Kanäle Verwalten Sie Ihre E-Mail-Adressen für Benachrichtigungen. Sie können jeden Kanal einzeln aktivieren oder deaktivieren.
- Benachrichtigungsstufen Wählen Sie den gewünschten Detailgrad pro Kategorie. Jede Kategorie hat ein einfaches Dropdown mit drei Optionen.
Kanäle
Ein Kanal ist eine E-Mail-Adresse, die Ihre Benachrichtigungen empfängt. Ihre Account-E-Mail ist automatisch als Kanal verfügbar. Sie können bei Bedarf weitere E-Mail-Adressen hinzufügen. Jede neue E-Mail muss vor der Nutzung verifiziert werden.
Jeder Kanal hat ein Status-Badge:
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| Aktiv | Die E-Mail ist verifiziert und bereit, Benachrichtigungen zu empfangen. |
| Ausstehend | Eine Verifizierungs-E-Mail wurde gesendet. Klicken Sie auf den Link in der E-Mail zur Aktivierung. |
| Deaktiviert | Der Kanal ist deaktiviert und empfängt keine E-Mails. |
Verwenden Sie den Schalter neben jedem Kanal, um zu steuern, ob er Benachrichtigungs-E-Mails empfängt.
Benachrichtigungsstufen
Anstatt jedes einzelne Event individuell zu konfigurieren, gruppiert Stelvion Cloud Events in Kategorien. Für jede Kategorie wählen Sie eine von drei Benachrichtigungsstufen:
| Level | Bedeutung |
|---|---|
| Keine | Keine E-Mails für diese Kategorie. Events erscheinen weiterhin in Ihrem Aktivitäts-Feed. |
| Nur wichtige | Nur die relevantesten Events lösen eine E-Mail aus. Zum Beispiel: Aufgabenzuweisungen, neue Kommentare, Statusänderungen und neue Alerts. |
| Alle | Jedes Event in dieser Kategorie löst eine E-Mail aus. Umfasst detaillierte Änderungen wie Label-Updates, Checklisten-Bearbeitungen und Einstellungsänderungen. |
Klicken Sie auf das Fragezeichen neben einer Kategorie, um zu sehen, welche Events in jeder Stufe enthalten sind.
Kategorien und Events
Benachrichtigungen sind in folgende Kategorien unterteilt:
| Kategorie | Beschreibung | Beispiel-Events |
|---|---|---|
| Aufgaben | Änderungen an Aufgaben, denen Sie zugewiesen sind. | Aufgabe erstellt, Status geändert, Kommentar hinzugefügt, Mitglied zugewiesen, Checklisten-Updates |
| Vorgänge | Lebenszyklus-Events für Prozesse in Ihren Workspaces. | Prozess erstellt, archiviert, gelöscht, Einstellungen geändert |
| Aufträge | Neue Aufträge und Statusänderungen. | Auftrag erstellt, Status geändert |
| Dienste | Dienstbereitstellung und Statusaktualisierungen. | Dienst bereitgestellt, gekündigt, Status geändert |
| Meldungen | Benachrichtigungen bei Dienststörungen. | Alert erstellt, Alert gelöst |
| Organisation | Mitglieder- und Workspace-Verwaltungs-Events. | Mitglied beigetreten, Mitglied entfernt, Rolle geändert, Workspace erstellt |
| Abrechnung | Rechnungs- und Zahlungs-Events. | Rechnung erstellt, Rechnung überfällig |
| Server | Meldungen zu einem Server, dessen Kapazität knapp wird. | Server dauerhaft ausgelastet, Speicherplatz wird knapp |
Rollen und Sichtbarkeit
Welche Benachrichtigungskategorien Sie sehen und konfigurieren können, hängt von Ihrer höchsten Rolle über alle Ihre Organisationen ab. Das System zeigt Ihnen automatisch nur die für Ihre Berechtigungen relevanten Kategorien:
| Rolle | Sichtbare Kategorien |
|---|---|
| Beobachter | Aufgaben (nur Ihnen zugewiesene) |
| Mitglied | Aufgaben, Prozesse, Alerts |
| Admin | Aufgaben, Prozesse, Alerts, Organisation, Aufträge |
| Eigentümer | Alle Kategorien inkl. Dienste und Abrechnung |
Auch wenn Sie Benachrichtigungen für eine Kategorie aktivieren, erhalten Sie diese nur für Events in Organisationen und Workspaces, in denen Sie die erforderliche Rolle haben. Organisations-Events werden beispielsweise nur an Owner und Admins der jeweiligen Organisation gesendet.
Pflichtbenachrichtigungen
Einige Benachrichtigungen können nicht deaktiviert werden, da sie rechtlich oder finanziell wichtige Informationen enthalten:
- Rechnung erstellt Wird gesendet, wenn eine neue Rechnung für Ihre Organisation erstellt wird.
- Rechnung überfällig Wird als Zahlungserinnerung gesendet, wenn eine Rechnung nicht rechtzeitig bezahlt wurde.
Diese E-Mails gehen immer an den Eigentümer der Organisation, unabhängig von den Benachrichtigungseinstellungen. Dort sind sie mit einem Schloss-Symbol gekennzeichnet. Die Events erscheinen auch in Ihrem Aktivitäts-Feed wie jede andere Benachrichtigung.